山东科技大学基建处建设工程档案资料管理办法

作者: 时间:2015-01-12 点击数:

第一章 总 则

第一条为了加强和规范建设工程档案管理,提高建设工程项目管理水平,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设工程质量管理条例》等法律、法规、规章,结合《城市建设档案管理规定》、《山东科技大学大学基本建设项目管理办法》等,特制定本办法。

第二条建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证,规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第三条本规定所指的建设工程是指基建处负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。

第二章工程资料的归档内容及归档要求

第四条建设工程竣工档案归档内容

第一部分工程准备及竣工验收文件

1、可行性研究方案

2、项目核准或备案文件(发改委)

3、土地出让合同或划拨决定书

4、规划选址意见书(建筑红线图和道路红线图)或规划设计条件通知书及附图、道路红线图

5、工程地质勘察报告

6、小区总平面图、竖向规划图、管网综合图

7、建筑工程测量定位报告单及附图

8、建筑设计的环保审批文件及建设项目环境影响报告书(表)

9、消防审核文件(网上备案的须复印件加盖建设单位公章)

10、防疫审批文件

11、建设用地规划许可证及附图

12、房地产权证(复印件加盖建设单位公章)

13、建设工程规划许可证

14、规划方案变更审批文件及附图

15、建设工程施工许可证

16、建筑工程质量监督书

17、勘察、设计、施工、监理合同

18、建设工程项目中标通知书(含设计、施工、监理等)

19、室内空气质量检验报告

20、消防验收意见书(复印件加盖建设单位公章)

21、建设工程规划单体验收审查意见书(复印件加盖建设单位公章)及单体竣工图

22、工程竣工报告(加盖建设单位、施工单位公章)

23、工程质量事故报告及处理意见(监理)

24、工程质量评估报告(监理)

25、住宅质量保证书

26、住宅使用说明书

27、建设工程竣工验收备案证表(备—1)和建设工程竣工验收报告(备—2)

28、建设工程竣工规划验收合格证及综合竣工图

29、建设工程竣工验收备案证

30、建设工程竣工结算登记表(备—9)

31、建筑工程地下综合管线竣工图等档案(2012年6月1日后取得施工许可证的工程报送此部分内容,详见《关于报送建筑工程地下综合管线竣工图等档案的通知》青建办字【2012】40号)

第二部分单位、分部工程质量评定

1、单位(子单位)工程质量竣工验收记录表

2、单位(子单位)工程质量控制资料核查表

3、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

4、单位(子单位)工程观感质量检查记录

5、分部(子分部)工程质量验收记录(包含地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给水排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯,共九个分部)

第三部分各种建筑材料合格证、备案证、出厂检验报告、试验报告等

1、钢材出厂合格证、备案证、检验报告及复检报告

2、钢筋焊接、连接材料出厂合格证、检验报告及复检报告、焊工操作证

3、水泥出厂合格证、备案证、检验报告及复检报告(只要28天)

4、骨料复检报告

5、建筑用水检验报告或证明

6、防水材料出厂合格证、备案证、检验报告及复检报告

7、商砼材料(只要预拌混凝土出厂合格证明)

8、给排水及采暖工程材料、设备出厂合格证、备案证、检验报告及复检报告(含消防)

9、电气工程材料、设备出厂合格证、备案证、检验报告及复检报告(含弱电)

10、通风与空调工程材料、设备出厂合格证、备案证、检验报告及复检报告

11、其他材料合格证、备案证、检验报告及复检报告(包含石材、屋面瓦、涂料、腻子、墙地砖(公共部位)、烟道、栏杆、玻璃、防火门、进户门等材料)

12、土壤试验

13、砂浆配合比通知单、抗压强度试验报告或砂浆出厂合格证

14、外加剂出厂合格证、备案证、检验报告及复检报告

15、混凝土抗压强度试验报告

16、混凝土抗渗试验报告

17、现场预应力混凝土试验

第四部分图纸会审、设计变更、定位测量、基础主体结构验收及备案、隐蔽工程验收记录等

1、图纸会审、设计变更证明

2、图纸会审记录

3、设计变更(包含工程洽商、工程联系单等)

4、工程定位测量记录

5、基槽验线记录

6、地基钎探记录

7、地基处理记录

8、预应力钢筋张拉记录

9、沉降观测记录(观测至竣工验收)

10、新材料、新工艺施工记录

11、基础结构验收记录

12、地基与基础工程质量验收报告

13、主体结构验收记录

14、主体结构工程质量验收报告

15、建筑工程结构检测报告

16、地基验槽检查记录

17、地基验收记录

18、基础隐蔽工程验收记录

19、主体隐蔽工程验收记录

20、给排水及采暖隐蔽工程验收记录

21、电气隐蔽工程验收记录

22、通风与空调隐蔽工程验收记录

23、功能检测

(1)屋面淋水、蓄水试验检验记录(鲁JJ-068)

(2)地下室防水效果检验记录(鲁JJ-069)

(3)厕所、厨房、阳台等有防水要求的地面泼水、蓄水试验检验记录(鲁JJ-070)

(4)建筑烟(风)道、垃圾道检查记录(鲁JJ-073)

(5)阀门(清洗)试验记录(鲁SN-011)

(6)_____水、气压试验记录(鲁SN-013)

(7)室内____管道灌水试验记录(鲁SN-014)

(8)非承压容器满水试验记录(鲁SN-015)

(9)_______管道通水试验记录(鲁SN-016)

(10)室内排水管道通球试验记录(鲁SN-017)

(11)______管道(设备)冲(吹)洗记录(鲁SN-018)

(12)卫生器具满水试验记录(鲁SN-019)

(13)地漏及地面清扫口排水试验记录(鲁SN-020)

(14)采暖系统调试记录(鲁SN-022)

(15)安全阀调整试验记录(鲁SN-023)

(16)室外排水管道灌水和通水试验记录(鲁SN-026)

(17)电气绝缘电阻测试记录(鲁DQ-021)

(18)电气接地电阻测试记录(鲁DQ-022)

(19)漏电保护器检测记录(鲁DQ-023)

(20)电气照明通电试运行记录(鲁DQ-024)

(21)电气照明(动力)全负荷试运行记录(鲁DQ-025)

(22)阀门(清洗)试验记录(鲁TK-011)

(23)_____水、气压试验记录(鲁TK-013)

(24)室内____管道灌水试验记录(鲁TK-014)

(25)风管强度检验记录(鲁TK-015)

(26)风管系统漏风量检测记录(鲁TK-016)

(27)中、低压风管系统漏光检测记录(鲁TK-017)

(28)_____管道(设备)冲(吹)洗记录(鲁TK-018)

(29)风机盘管水压试验记录(鲁TK-021)

(30)制冷系统气密性试验记录(鲁TK-022)

(31)净化空调系统风管清洗记录(鲁TK-023)

(32)现场组装除尘器、空调机漏风检测记录(鲁TK-024)

(33)通风空调设备、管道(防静电)接地检查验收记录(鲁TK-026)

(34)通风装置一般性检查记录(鲁TK-027)

(35)空调装置一般性检查记录(鲁TK-028)

(36)风口平衡试验(调整)记录(鲁TK-029)

(37)通风空调设备单机试运转及调试记录(鲁TK-032)

(38)通风空调系统无生产负荷下的联合试运转及调试记录(鲁TK-033.1)

(39)通风空调系统无生产负荷下的联合试运转及调试记录附表(鲁TK-033.2)

(40)伸缩器制作安装记录(鲁TK-034)

第五部分节能归档材料

1、建筑节能工程认定意见书

2、建筑节能工程验收报告(居住建筑、公共建筑)

3、设计审查备案登记表

4、监督工作方案

5、民用建筑节能设计热工性能表(表A1、A2),公共建筑节能设计热工性能表(试用表C1-C3为建筑专业,C3需做简化判断计算时填写C4-C7为暖通专业)

6、建筑节能分部工程质量评定表

7、建筑节能工程隐蔽记录(墙面、屋面、地面、门窗、玻璃幕墙)

8、产品合格证、备案证、出厂检验报告及复检报告。包括:墙材(包括砖)、门窗、玻璃幕墙、热计量表、自动温控阀、保温材料(粘结剂、聚苯板、挤塑聚苯板、聚氨酯、岩棉板、STP绝热板、网格布、锚栓、抹面胶浆)、散热器、风机盘管等节能产品;太阳能、可再生能源产品和设备等

9、锚栓现场拉拔试验报告

10、保温板与基层的粘结强度现场拉拔试验报告

11、外墙及外窗淋水试验报告

12、国家机关办公建筑(单体三千平方米以上)和大型公共建筑(单体两万平方米以上)节能监测系统数据测试报告(《山东省公共建筑节能监测系统技术规范(DBJ/T14-071-2010)》)

第六部分竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、给排水竣工图

4、采暖竣工图

5、电气竣工图

6、通风与空调竣工图

如有钢架结构、幕墙、桩基等分项工程,其材料合格证、检验报告、检查记录、隐蔽、分项评定等单独组卷。

本归档内容适用于工业与民用建筑的建筑工程和建筑设备安装工程,有特殊要求的工程,可据实增加检查项目。

第七部分声像档案

应报送一套符合《关于进一步加强建设工程声像档案整理、归档管理的通知》(青建发【2005】130号)要求的声像档案。

第八部分电子档案

应报送一套与归档纸质档案一一对应的电子档案,技术要求应符合《关于加强建设电子文件与电子档案管理工作的通知》(青建发【2008】111号)的要求。

第五条 建设工程竣工档案归档要求

1、施工单位、监理单位应根据《归档内容》的要求,将工程资料按《归档内容》中要求的顺序排好。

2、归档内容第五部分(节能材料)应按整个工程单独组卷,即整个工程有多个单体时,应将各单体节能材料汇总统一组卷,并做好汇总表。

3、各种建筑材料须填写汇总表,如果一张不够用时,可填写多张,但须在右上角注明“共**页 第**页”,在最后一张的下面并加盖建设单位、施工单位、监理单位公章。

4、同一施工单位施工多个单体时,可将建筑材料合格证、备案证、检验报告和复试报告等原件存于某一个单体中,其它单体不再存放复印件,在各自单体的建筑材料汇总表“材料使用及存放情况”一列中注明原件存放位置即可,并加盖建设、监理、施工单位公章。(汇总表格式详见附件一)。

5、功能检测部分施工单位需填写工程功能检测目录(附表三),并加盖建设、监理、施工单位公章。

第三章工程资料的收集与保管

第六条施工管理科主要负责建设工程资料收集和过程管理。计划科主要负责建设工程资料的汇总和归档。

第七条第二章第四条前期文件、设计技术文件所涵盖的工程资料及施工技术文件内的施工合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由负责该项工作的人员收集,并在项目实施过程中及时将资料(原件)送计划科存档。

第八条第二章第四条施工技术文件、竣工验收文件与竣工图所涵盖的工程资料由该工程项目的工地代表收集,并在项目实施过程中保管资料原件。

第九条工程资料归档时间:

每个项目完成后,工程决算送审前,由该项目工地代表连同移交目录一起向计划科资料管理人员移交归档,并做移交登记。未办理档案移交的项目工程决算不予送审。待项目审计完成并向政府部门备案后,审计报告连同工程竣工验收备案文件也应及时归档并做移交登记。

第十条计划科资料管理人员应按照文件形成的先后顺序或项目完成的情况及时收集、分类整理、编目造册,便于查阅和归档。

第四章工程资料的查阅与留存

第十一条因工作需要查阅已归档的工程资料,应前往校档案馆依照有关规定查阅。

第十二条因工作需要查阅处内自存的工程资料,应向保管人员办理借阅手续,用完后及时归还。

第十三条因工作需要留存档案资料,应事先向保管人员说明情况并办理登记手续。

第五章城市建设档案的编制验收与报送

第十四条在工程竣工验收阶段,应按照“青岛市城建档案归档内容及归档要求”编制并报送城市建设档案。

第十五条城市建设档案编制报送工作由计划办负责。各科室有关人员应按照编制与报送要求分类整理所需工程资料,及时移交给计划科,协助办理档案报送工作。

第六章建设工程竣工备案文件的编制

第十六条在工程竣工验收阶段,应按照“青岛市房屋建筑工程竣工验收备案管理实施细则”等文件要求,做好竣工验收工作。

第十七条工程竣工备案文件的编集、整理与报送由施工科负责人负责。计划科协助办理。

第七章学校档案馆工程资料的归档

第十八条工程项目竣工后,应按照学校档案馆的有关要求对工程资料进行归档。

第十九条学校档案馆工程资料的编制与报送由计划科负责,按照山东科技大学基建档案归档要求执行。

第二十条工程项目的工地代表按照校档案馆归档要求将工程资料分类整理后移交给计划科,并协助资料管理人员做好归档与报送工作。

第八章工程资料管理人员工作职责和保密职责

第二十一条工程资料管理人员工作职责:

(一)接收:接收资料时,须按归档要求认真验收,并办理交接登记手续。

(二)分类、整理:及时对接收的资料按一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类;用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

(三)录入:对已经分类、整理后的资料及时录入,随手装盒、存架保管。

(四)存放:存放时应按从上至下,从左到右顺序存放,以便于管理、利用。

(五)移交档案:根据校档案馆相关要求,一个完整的工程项目竣工后,应及时搜集、校核、整理竣工资料,按要求组卷、编目、装订成册,及时移交校档案馆。

(六)定期核查:定期对处内自存的工程资料进行检查,核对,对应交而未交的资料(特别是后期的竣工报告等资料)及时追回;对破损或载体变质的档案,及时进行修补、复制。

第二十二条保密措施:严格遵守保密制度及借阅规定,确保处内留存的工程资料安全,不擅自扩大利用范围,防止造成泄密。

第二十三条为确保工程资料安全,存放库房实施封闭制度,钥匙由计划科保管。

第九章附则

第二十四条本规定由基建处负责解释。

第二十五条本规定自发布之日起实施。

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